Primul an în care experții Budușan & Asociații au participat la un proiect de audit al unei companii a fost 2009. Mandatul de atunci s-a născut în contextul unor fraude externe în domeniul financiar-bancar, clientul firmei de avocatură solicitând consultanță de specialitate pentru a evita o serie de probleme. „Necesitatea investigațiilor interne a apărut atunci când în cadrul companiilor s-au ridicat suspiciuni de fraudă internă sau externă cu anumite complicități interne”, explică Ovidiu Budușan, Avocat Coordonator - Budușan și Asociații SPARL.
Mediul de afaceri se confruntă, mai ales, cu infacțiuni împotriva patrimoniului (înșelăciune, furt), infracțiuni de serviciu (delapidare) și/sau infracțiuni de corupție (luare de mită, trafic de influență, de ex., în scopul obținerii/acordării de contracte comerciale). Și evaziunea fiscală reprezintă o infracțiune întâlnită în mediul corporate. În plus, în ultimii ani, companiile sunt din ce în ce mai des ținta unor infracțiuni informatice, precum atacuri cibernetice de tip phishing, malware, ransomware.
„În general, companiile apelează la avocați externi atunci când există suspiciuni rezonabile sau chiar probe ale unor infracțiuni. În ciuda avantajelor clare pe care le prezintă, inclusiv din perspectivă de gestionare și chiar evitare a riscului, auditul preventiv (periodic) nu este practicat în general pe piața românească”, atrage atenția Ovidiu Budușan.
Când sunt solicitați să intervină, avocații încep, de regulă, prin centralizarea și analiza evidențelor și documentelor companiei, fie că este vorba despre arhive formale (de exemplu, evidențe financiar-contabile, contracte, facturi, proceduri etc.), fie informale (de exemplu, corespondență internă).
În cadrul acțiunilor pe care le derulează, avocații intră în contact, în cadrul fimei auditate, cu departamentele care gestionează mecanismele de control intern și compliance, dar și cu juridicul.
.jpg)
„În funcție de natura și complexitatea cauzei în concret, diferite categorii de specialiști tehnici pot fi implicați, începând de la consultanți fiscali, experți contabili sau tehnici, experți informatici și chiar firme de intelligence”, subliniază Partenerul Budușan & Asociații.
În cadrul acestui tip de mandat, în funcție de natura cazului și necesarul de servicii juridice, se decide componența echipei de avocați externi și se definește sfera persoanelor de contact din cadrul companiei. În general, se colaborează cu avocații interni ai companiei, colaborare care poate avea intensități diferite, în funcție de specificul cauzei. De asemenea, în practica Budușan & Asociații au existat și colaborări cu firme internaționale de avocatură, mai ales în mandate care au vizat industrii precum multimedia, real estate sau domeniul financiar.
„Managerii care gestionează mecanismele de control intern sunt adesea parte din echipele de investigație. În general, raportarea se face la nivel de management, către conducerea companiei, iar personalul de nivel de execuție din cadrul clientului este implicat în proces conform principiului „need to know”. După prezentarea concluziilor investigației interne, companiei i se prezintă riscurile identificate, precum și soluțiie legale de gestionare sau atenuare a acestora, în vederea procesului decizional intern”, subliniază avocatul.
Practica firmei Budușan & Asociații în acest domeniu este una bogată. Astfel, avocații din echipă s-au implicat în analizarea unor situații complexe, precum suspiciuni de remitere de foloase necuvenite către top management în scopul dezvoltării de relații comerciale cu furnizori privilegiați, suspiciuni de manipulare a licitațiilor publice sau a licitațiilor interne, inclusiv prin aranjamente neprincipiale cu firme concurente, suspiciuni de fraudare a procedurilor interne de creditare, fraudarea procedurilor de angajare sau chiar angajări fictive, fraudarea procedurilor interne privind cheltuielile în interes de serviciu și utilizarea bunurilor puse la dispoziție de companie în interes de serviciu etc.
Pentru a evidenția complexitatea acestei practici, Ovidiu Budușan oferă ca exemplu un mandat pe care firma de avocatură l-a avut în lucru. „În urma unor sesizări interne, clientul, un grup internațional cotat pe piețele bursiere majore și lider de piață în industria în care activează, a inițiat verificări interne în legătură cu activitatea top managementului local. Investigațiile au constat atât în verificarea evidențelor interne de natură contractuală și financiar-contabilă, cât și în interviuri cu personalul companiei și analiza corespondenței identificate pe serverele companiei. În această manieră, s-au descoperit foloase patrimoniale de valoare semnificativă (mașini de lux, proprietăți etc.) fără justificare aparentă, remise managerilor locali de către furnizori, precum și diferite raporturi de interese și afaceri între top manageri și/sau persoane apropiate acestora și furnizori tradiționali ai companiei, dar și tranzacții potențial în detrimentul companiei între aceasta și diferite companii controlate de managementul local, direct sau prin persoane interpuse”, povestește avocatul.
Opiniile unor profesioniști care ocupă poziții de top în departamentele juridice ale unor companii importante, pe platforma www.in-houselegal.ro. Urmărește temele dezvoltate de avocați sau membri ai comunității In-houseLegal și propune subiecte.
În ceea ce privește durata auditului, aceasta este influențată de mai mulți factori de natură obiectivă, în principal, de calitatea proceselor și procedurilor de centralizare a evidențelor și informațiilor la nivel intern și de asigurare a accesului la acestea, precum și de complexitatea cauzei, de numărul de persoane implicate și de disponibilitatea acestora de a colabora etc.. Având în vedere toate acestea, un audit poate dura de la câteva săptămâni, la câteva luni.
„Atunci când există suspiciuni sau chiar probe de fraudă, opțiunea cvasi-generală a companiilor este de a sesiza organele competente și, totodată, de a identifica modalitățile concrete de stopare a contextului generator de risc”, precizează Ovidiu Budușan.
În situația în care se constată că există riscuri pentru companie generate de unii angajați, principala preocupare este aceea de a conserva probele, adică evidențele companiei, indiferent de natura acestora. Iar atunci când există indicii clare cu privire la încălcarea de către angajați cel puțin a regulilor interne, se are în vedere inițierea procedurilor disciplinare.
„Au existat și situații în care am asistat clienții în proceduri de dreptul muncii, în funcție de necesarul acestora de servicii juridice. În general, am acordat asistență clienților în ceea ce privește sesizarea autorităților competente”, amintește Partenerul Budușan & Asociații.
Avocatul mai spune că investigațiile și auditul intern sunt de multe ori de natură să identifice vulnerabilități ale mecanismelor de control intern sau aspecte de îmbunătățit în politicile companiei și există numeroase situații în care clienții solicită asistență în vederea amendării / actualizării procedurilor și politicilor interne. În general, implementarea și aplicarea acestora este realizată de departamentele de compliance și control intern din cadrul clientului.
Referitor la proiectele pe care echipa de avocați le are în prezent pe masa de lucru, trebuie nominalizat un dosar complex de delapidare și infracțiuni derivate potențial, comise de top management în industria multimedia.
„Principalul motiv pentru care companiile se adresează firmelor de avocați în această materie constă în specializarea în domeniul infracționalității economice și în mediul de afaceri, fiind evident că, în cadrul echipelor de investigație/audit intern, discutăm despre competențe diferite în materie de compliance/control intern și, respectiv, juridic, care nu se suprapun și nu pot fi substituite, ci sunt, eventual, complementare. Experiența practică acumulată, confidențialitatea relației avocat-client și profesionalismul demonstrat în lunga activitate pe piața de profil sunt beneficiile pe care Budușan & Asociații le oferă clienților săi”, încheie Ovidiu Budușan.
